Le problème des patients en double est un problème courant pour de nombreuses installations Noah. Dans certains cas, un nouveau dossier patient est créé par erreur alors qu’il en existe déjà un. Ou lorsque des bases de données autonomes sont intégrées dans une base de données en réseau, des doublons peuvent survenir. La fonctionnalité de fusion des dossiers patients dans Noah propose une solution simple à utiliser pour les professionnels de l’audition pour rechercher ou sélectionner les dossiers patients de la base de données Noah qui sont en double et pour fusionner les informations en un seul dossier patient.
La fonctionnalité Fusionner les patients en double propose deux manières de localiser les patients en double.
En cherchant un dossier dans Noah, il est probable de trouver un ou plusieurs dossiers patients en double. En utilisant la fonctionnalité Fusionner les patients en double, le professionnel dispose d’une manière rapide de sélectionner, vérifier puis fusionner les dossiers directement depuis le Navigateur patient de Noah.
Un administrateur Noah peut également rechercher les patients susceptibles d’être des doublons dans toute la base de données Noah. La recherche de doublons est initiée depuis Noah Console et fournit une liste de tous les patients susceptibles d’être des doublons, ce qui permet au professionnel de comparer les dossiers et de les fusionner.
Processus de fusion
Les deux méthodes de localisation des doublons lancent l’outil de fusion des dossiers patients.
Depuis l’outil, le professionnel peut vérifier les données démographiques et les données d’action pour deux ou plusieurs dossiers patients afin de déterminer s’ils sont en double.
Les données démographiques : L’outil affiche les informations démographiques qui ont été entrées pour chaque patient. Le professionnel peut ensuite sélectionner le dossier patient avec le meilleur ensemble de données démographiques et le nouveau dossier fusionné utilisera ces ‘meilleures’ données démographiques. Par défaut, l’outil utilisera les données démographiques du patient qui ont les actions les plus récentes.
Session et données d’action : Toutes les données d’action (par exemple les audiogrammes, les programmations, etc.) sont fusionnées en conservant les mêmes dates et heures de sessions et d’actions.
Par défaut, tous les dossiers patients de l’outil seront inclus dans la fusion. Si l’un des dossiers présentés n’est pas un doublon, alors le professionnel pourra décocher la case « inclure ». Lorsque le professionnel aura trouvé deux ou plusieurs patients à fusionner, il pourra alors cliquer sur le bouton Fusionner et les dossiers seront fusionnés. Il n’est pas possible d’annuler le processus de fusion des patients en double. Par conséquent, il est recommandé d’avoir une sauvegarde à jour au cas où des dossiers patients seraient fusionnés par erreur. Une fois la fusion terminée, seul le patient nouvellement fusionné sera visible dans Noah et le ou les autres patients seront supprimés.
Le processus de fusion est documenté dans le dossier patient
Noah créera une entrée de Journal pour le patient fusionné avec tous les détails de la fusion. La description de l’action est « Dossier patient fusionné ». L’entrée du journal inclura le(s) nom(s) du(des) patient(s) et les actions qui ont été fusionnées.
Piste d’audit pour le processus de fusion
L’historique de fusion sera enregistré dans la piste d’audit de sécurité issue de l’enregistrement HIPAA.
Le processus de fusion résultera en un seul patient modifié et un nombre indéfini de patients supprimés. Les activités d’audit seront « Modification patient » et « Suppression patient ». Dans l’enregistrement HIPAA, le texte suivant sera ajouté :
- pour les patients supprimés : dossier patient fusionné en nouveau patient
- pour les patients modifiés : dossier patient via processus de fusion avec patient supprimé
- pour les actions ajoutées au patient : actions ajoutées via fusion avec
Niveaux d’autorisation des utilisateurs pour fusionner les patients et supprimer les patients
Il est possible de contrôler quels utilisateurs Noah ont l’autorisation de fusionner les dossiers patients au moyen de l’administration des utilisateurs de Noah.
Par défaut, les administrateurs et les utilisateurs du niveau 1 ont l’autorisation de « Fusionner et de supprimer les données » et les utilisateurs du niveau 2 n’ont pas l’autorisation.